自分で出来る人事給与システムのデータ変換方法

人事給与システムのデータはそのシステムの内部だけで利用する以外にも、いろいろな使用用途が考えられます。特に利用されるシーンが多いのが、人事考課においてです。多くの企業では、次の人事異動を行うにあたって、その人の経歴や資格、特技や性格、あるいは家庭事情などまでを考慮して決定がなされます。とはいっても、一定の大きな会社になれば、社長や役員が社員一人一人の事を熟知しているなんてことはありません。そこで、人事異動を行うにあたっての資料が必要になるのです。このデータを出力するもとになるのが人事給与システムです。当然ながら、人事のシステムには、このような利用のされ方を考慮した各種出力帳票が用意されています。しかし、往々にしてあるのが、役員によるクレームです。こんな帳票は見づらい、こうするべきなどと様々な注文が降ってきます。この時に必要になるのがデータ変換です。

データ変換を業者に頼んでもいいですが

こんな帳票が欲しい、あんな資料を出せ、と役員の要求は留まるところを知りません。システムで管理しているのだから、何でも出来るだろうという発想の人が多いのです。しかし、実際のシステムは定型化されていますから、そこまでの柔軟性は持ち合わせていないのが普通です。新しい帳票を作るとなると、これはカスタマイズといって、別に費用がかかります。お金さえ払えば基本的には、メーカーはこのカスタマイズは、だいたいは受けてくれますが、中にはカスタマイズを受け付けていないところもあります。また費用の金額にしても、決して安いものではないので、予算が通るかどうかも問題です。そうなると、自作しか手はなくなりますが、完全に一から資料を作るとなると、何のために人事給与システムを導入したのか、という疑問もわいてきます。そこで使うのがデータ変換です。

自作の際にはデータ変換を使いましょう

役員から求められるままに資料を作るといっても、その費用は無限にあるわけではありません。しかも、システムを導入しているとなると、どんな帳票でも出力可能との誤解すらあり得ますから、追加費用などと言い出すと、大変な叱責を食らう危険性すらあります。このような厳しい状況下では、求められる形式の帳票・資料は現場で自作するしかありません。しかしここでデータを一から作り込んでいくのであれば、そもそもの人事給与システムの存在価値すら問題となります。そこで、システムからデータを出力して、これを取り込んで利用する、という方法が用いられます。具体的には、システム側からは、CSVやテキストの形式でデータを出力します。そして、ワードやエクセル上で加工して帳票に仕上げるのです。一枚帳票形式であれば、ワードの差し込み印刷がいいでしょうし、一覧表形式であればエクセルへの取り込みがいいでしょう。このような現場の工夫にはデータの変換は絶対に必要になります。