猿でもわかる人事給与システムのデータ変換方法

通常、人事給与システムには、いつくかの定型帳票があります。これらは世間一般で恐らく必要であろうと思われているものをメーカーが予め用意しているものです。しかし、残念ながら、これだけでは社内のニーズを拾いきれない場合があります。特に人事異動の際の資料として、一覧の微妙な項目の過不足や、単一帳票の項目過不足などは悩ましい問題です。システム上では既に定型化されているので、これ以上の変更はきかない場合がほとんどです。もし無理に変更しようと思うと、メーカーに依頼してカスタマイズを行わないといけません。もちろん、お金さえかければどんな帳票も作ることが出来ますが、それでは費用対効果として問題もありますし、そもそも予算が通る可能性もあまりないでしょう。こんな時には自作するしかないですね。

データを出力して自力で加工するという手も

人事給与システムに用意されている定型の帳票、資料が残念ながら社内のニーズに合わない場合は、資料を手作りするしかありません。しかし、システムのデータを見ながら、一から入力していくのでは、とてもではないですが、作業の手間が膨大になって追いつきません。そこで、利用出来るのが、データのエクスポートからエクセル、ワードを使った差し込み印刷です。まず、ワードで必要な帳票のレイアウトを作っておきます。これは差し込み印刷という手法を使って、必要なところに外部からのデータを入れ込むことが出来る構造にしておきます。この外部データはエクセルデータを使います。エクセルデータの作り方はこうです。まず、人事給与システムから必要なデータをエクスポートします。エクスポート機能は、ほとんどのシステムでは標準装備されています。

エクスポートしたデータを欲しいデータに変換します

しかし、人事給与システムのエクスポートデータがそのまま使えるわけではありません。ここでデータ変換の登場です。例えば、システムからは、社員の住所のデータと所属部署のデータは別々に出力されるとします。これをひとつにまとめるためには、社員番号をキーとしてデータ変換が必要です。このように複数のデータに分散しているものをデータ変換によってひとつにまとめます。この作業はアクセスが使えれば簡単に出来ますが、エクセルでも可能です。アクセスを使った場合でも最終的にまとめられたデータはエクセルデータにします。こうして出来上がったエクセルデータをワードの差し込み印刷機能によって、ワードの所定の位置に貼り付けた後に印刷すれば、必要な帳票が完成します。もし欲しい資料が一覧表形式であれば、エクセルをそのまま使えばひと手間省けます。