人事給与システムのデータ変換のコツ

人事給与システムには、会社の従業員のデータが入っています。個人情報に該当するものであるため、非常に扱いがデリケートなものでもあります。しかし、そんなシステムの内部のデータも外部に取り出して利用する事もあります。例えば、人事のデータをグループウェアと連携するような場合です。人事データには従業員の所属部署や役職などが登録されています。対してグループウェアは、ある組織の単位での情報共有を図るものです。当然ながら、人事異動が発生すると、その両方で人の異動情報を登録しなければいけません。人事給与システムでは対象者の人事異動の履歴を登録する必要があるでしょう。また、グループウェアの方でも、対象者を現行グループから新グループへ移してあげる処理が必要になります。

システム間のデータ連携の時にデータの変換が必要な訳

このように人間の事象としては人事異動というひとつの動きですが、それに伴う作業は2つのシステムで発生します。実のところ、やっている事はほとんど変わらないのに、システムが分かれているという、ただそれだけの理由で、同じ作業を2回行うのは不合理ですし、効率としても悪いです。そこで、どちらかのシステムで入力した情報をもうひとつのシステムに反映させればいい、という発想が出てきます。そうすれば、入力を行うオペレーターの負荷は半分になります。非常に合理的ですし、効率的です。しかし、ここにひとつの壁があります。それは、異なるシステムの間には、データの型式が異なるため、データ変換が必要になる、という問題です。実はシステムというのは、それぞれに設計思想が違います。ですから、同じAさんを表す方法が違うのです。そこで、人事給与システム上のAさんとグループウェア上のAさんを同一人物だと特定する必要があります。これがデータ変換です。

全てのデータは変換しなければ共有できない

これはAさんという人を表すのに、片方では123という番号を使い、もう片方では335という番号を使う、というような事が起こるからです。そこで、123と335は同じ事である、という対応表を用意します。これを変換テーブルと言います。先の例で言うと、人事給与システムから出力された123は、変換テーブルに基づきグループウェアに取り込む前に335にデータ変換しておかなければいけません。そうしないと、グループウェア側ではデータを取り込んだ時に、123という人がいなくてエラーになるか、あるいは全く別人の123という番号を持ったBさんの情報として取り込んでしまうかのどちらかになります。エラーになる方ならまだいい方で、間違って取り込んでしまうと目も当てらないひどい事になってしまいます。このような惨事を避けるためにデータ変換を行う必要があるのです。

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